Dieser Artikel beschreibt die Datenschutzbesonderheiten für den Einsatz der Product Guides als Instore-Lösung, z.B. auf Sales Devices durch die Nutzung der Mitarbeiter eines Stores.
Nutzung der Product Guides durch Mitarbeiter eines Stores
Einordnung
Sofern ein Store die Product Guides als Instore-Lösung zur Nutzung durch Mitarbeiter eines Stores einsetzt (z.B. Product Guide wird auf Tablets betrieben, welche durch Mitarbeiter des Stores genutzt werden), muss der Arbeitgeber des Mitarbeiters die Einwilligung des Mitarbeiters zur Datenerfassung eingeholt haben.
Die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzbelange liegt bei der Leitung des Stores bzw. dem Arbeitgeber der betroffenen Mitarbeiter analog zu den Regelungen in Data protection and GDPR#DataSecurityResponsibilityWeristf%C3%BCrdenDatenschutzverantwortlich?BrauchenwireineDatenschutzvereinbarungmitexcentos?, da das Unternehmen excentos als Datenverarbeiter beauftragt. Mit diesem Artikel möchten wir Sie dabei unterstützen, Ihren Datenschutzaufgaben bestmöglich gerecht zu werden.
Welche Daten werden erfasst?
Je nach Anwendung werden typischerweise die Nutzungsdaten erfasst, wie bereits unter Data protection and GDPR#WelcheDatenerhebtexcentos? dargestellt.
Darüber hinaus werden je nach Anwendung ggf. Informationen zur Identifizierung der Mitarbeiter der Stores erfasst, wie bspw. Filialnummer, Filialname, Mitarbeitername (Vor- und Zuname), Mitarbeiter-ID. Diese Daten dienen dazu, die Product Guides im Ablauf zu personalisieren und die Nutzung der Product Guides je Filiale bzw. Mitarbeiter auswerten zu können.
Vorlage für eine Datenverarbeitungs-Vereinbarung für den Instore-Einsatz durch Mitarbeiter
Wie auch in Data protection and GDPR#HatexcentoseineVorlagevonDatenschutzbestimmungen,dieichinmeineWebsiteeinbindenkann? dargestellt, ist diese Vorlage eine allgemeine Information und keine rechtlich verbindliche Vorlage oder Einschätzung; bitte prüfen Sie die rechtlichen und faktischen Rahmenbedingungen des Einsatzes von Product Guides als Instore-Lösung individuell für Ihre Anforderungen.
Als Unternehmen im Bereich XXX möchten wir unser Verkaufspersonal bestmöglich dabei unterstützen, guten Kundenservice und gute Beratung anzubieten, und gleichzeitig gute Verkaufsergebnisse zu erzielen. Dazu stellen wir Ihnen Product Guides zur Digitalen Produktberatung bereit, die Sie im Endkundengespräch einsetzen können. Anbieter der Product Guides ist excentos Software GmbH, Reiterweg 1, 14469 Potsdam. Die Product Guides erheben die Nutzungsaktivitäten des Nutzers, wie z.B. ausgewählte Antwortoptionen und Navigationstätigkeiten sowie Interaktion mit und etwaige Käufe (sofern eCommerce-Tracking aktiviert ist) der Produktempfehlungen im Product Guide. Diese Nutzungsdaten werden dauerhaft in einem von excentos betriebenen Webanalysesystem gespeichert. In dem Webanalysesystem werden keine IP-Adressen gespeichert, sondern nur anonymisiert abgelegt.
(XXX je nach Anwendung) Darüber hinaus werden Daten über die Filiale (z.B. Filial-ID, Filialname, Filialstandort) und über den Verkaufsmitarbeiter (z.B. Mitarbeiter-ID, Mitarbeitervorname, Mitarbeiternachname) erfasst.
Darüber hinaus erheben die Product Guides bzw. die dafür notwendigen Serverdienste im Rahmen einer begründeten Interessensabwägung die IP-Adresse und Nutzungsaktivitäten des Nutzers, um Cyberattacken abzuwehren. Dies ist eine notwendige Vorsichtsmaßnahme, um unsere Dienste anbieten zu können. Diese Daten werden lediglich temporär (7 Tage) vorgehalten, um potentielle Angriffsmuster identifizieren zu können; während dieses Zeitraums ist unter Umständen eine indirekte zeitstempelbasierte Zuordnung zu den Nutzungsaktivitäten möglich. Anschließend werden alle Logdaten inkl. der IP-Adressen vollständig gelöscht. Des Weiteren werden die Nutzungsaktivitäten eines Benutzers während der Session mit dem Product Guide abgefragt, um den Product Guide inkl. dessen Interaktion und Empfehlungsberechnungen überhaupt betreiben zu können. Diese Daten bleiben lediglich im Speicher, werden aber nicht persistiert.</p>
Weitere Hinweise
Analytics-Einsicht durch die Zentrale
Sofern die Zentrale oder Konzernleitung oder zentrale Geschäftsführung eines Unternehmens oder ein Franchisegeber (nachfolgend "Zentrale") die Nutzungsdaten über alle Filialen bzw. Niederlassungen hinweg einsehen möchte, weist excentos darauf hin, dass dazu ggf. zusätzliche Datenschutzvereinbarungen zwischen der Zentrale und den Niederlassungen und / oder der Zentrale und den Mitarbeitern der Niederlassungen notwendig sind.
Email-Versand von Reports
Sofern Reports über die Nutzung der Product Guides an Mitarbeiter oder Dritte versendet werden sollen, benötigt excentos dazu die email-Adressen der Empfänger. Hiermit weist excentos darauf hin, dass zum email-Versand von Reports über ungeschützte email-Versand-Protokolle ggf. die Einwilligung der Empfänger und ggf. auch der Nutzer, welche die Nutzungsdaten generiert haben, notwendig sein könnte.
